Na actualidade, as organizações (públicas e privadas), vivem rodeadas de responsabilidades que estão suportadas em documentos (papel). Neste contexto o conhecimento é cada vez mais o recurso fundamental para a organização, enquanto activo diferenciador e instrumento estratégico para o sucesso das actividades. De modo a que se consiga uma gestão eficiente da informação é fundamental gerir, controlar e disponibilizar conhecimento à pessoa certa, no momento de tomada de decisão. Este processo implica necessariamente sistemas de informação bem estruturados, flexíveis e abrangentes a todas as fontes de informação.

 

Desta forma, as organizações necessitam de implementar sistemas de Gestão Documental enquadrados numa perspectiva de Gestão dos Processos da organização. Implementar um sistema de Gestão de Processos e Documentos implica um novo paradigma que utiliza como "output" suportes vários, entre os quais o papel, textos, emails, fax e outros suportes multimédia.

 

Neste contexto quando se fala em Gestão Electrónica de Documentos, devemos equacionar de uma forma abrangente a Gestão Electrónica de Procedimentos e Suportes ou Gestão Electrónica, sendo que os documentos terão um papel mais amplo do que apenas a sua digitalização. O processo de implementação de um sistema de Gestão Electrónica de Processos e Documentos deve ter como requisito inicial uma análise aos processos actuais da organização, permitindo a gestão electrónica de todos os suportes actuais e futuros.